1. Tại sao cần Trích - lọc dữ liệu?
Trích - Lọc dữ liệu là một chức năng khá quan trọng, được sử dụng phổ biến trong excel. Đối với các bảng tính chứa nhiều thông tin khác nhau, thì việc trích- lọc sẽ giúp ta dễ dàng tìm thấy các thông tin thỏa mãn một hoặc một số điều kiện nào đó một cách dễ dàng, chính xác hơn.

Lọc: Chỉ hiện ra những giá trị cần thiết, rút gọn bảng tính để dễ quan sát.
Trích: Lọc nâng cao, cho phép đặt các điều kiện và di chuyển kết quả lọc tới một vùng khác.

2.Các thao tác thực hiện việc trích – lọc dữ liệu:
Đối với excel 2007, 2010 và 2013 việc trích-lọc dữ liệu gần như giống nhau, do đó tôi xin thực hiện trên excel 2007 và sẽ lưu ý những điểm khác biệt so với 2010 và 2013 (nếu có)
2.1 Lọc dữ liệu
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc (bao gồm cả phần tiêu đề).


Bước 2: Chọn Data - filter

Lúc bạn thấy biểu tượng Filter sáng lên cũng là lúc ở mỗi ô thuộc thanh tiêu đề của bảng xuất hiện một hình vuông nhỏ (nút bấm) nằm về góc bên phải, điều này chứng tỏ rằng bạn đã chọn thành công chức năng lọc/filter.


Bước 3: Lọc dữ liệu
Để tiến hành lọc dữ liệu, bạn chỉ cần click vào nút bấm, muốn lọc cột nào thì click vào nút bấm của cột đó
Ví dụ: Lọc ra các sản phẩm là “Chai nhớt 1 lít”
Đầu tiên bấm nút chọn tại ô Sản phẩm, khi xuất hiện cửa sổ bạn tick vào ô “ chai nhớt 1 lít” rồi ok. Khi ô Select all được tick thì có nghĩa là không có dữ liệu nào được lọc.
Đây là kết quả:
Bạn thấy rằng bảng mới của chúng ta chỉ còn những dữ liệu thỏa mãn điều kiện “ chai nhớt 1 lít” mà thôi. Bên cạnh đó tại nút bấm của ô Sản phẩm xuất hiện hình phễu để ta biết đây là ô đã được lọc dữ liệu.
Ngoài ra, Filter còn hỗ trợ các tính năng sau đây:

a. Cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự Alphabe. Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ A to Z (Sort A to Z) hoặc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ Z tới A (Sort Z to A).
b. Cho phép bạn lọc dữ liệu theo màu sắc, nếu trong dữ liệu của chúng ta có sử dụng các màu sắc khác nhau thì chức năng này sẽ giúp ta lọc các màu sắc theo ý muốn. Khi click vào Filter Color thì một danh sách các màu sẽ hiện ra để lựa chọn, còn nếu không sử dụng màu sắc thì chỉ hiện ra nút Custom sort mà thôi.


c. Text Filter/ Number Filter
Cửa sổ Text Filter xuất hiện khi trong cột bạn lọc có các giá trị Text

- Equals...: Lọc các giá trị có chứa thông tin giống với…
- Does Not Equal...: Lọc các giá trị có chứa thông tin không giống với…
- Begins with...: Lọc các giá trị bắt đầu với…
- Ends with...: Lọc các giá trị kết thúc với…
- Contains...: Lọc các giá trị bao gồm…
- Does not contain...: Lọc các giá trị không bao gồm…
- Custom Filter: Đặt điều kiện khác


Các bạn lưu ý: từ excel 2010 trở đi, excel hỗ trợ thêm tính năng lọc dữ liệu tìm kiếm / Search. Các bạn chỉ cần nhập điều kiện lọc vào ô Search, excel sẽ tự động lọc ra các kết quả thỏa mãn điều kiện.

Tương tự như Text Filter, cửa sổ Number Filter xuất hiện khi trong cột cần lọc chứa các giá trị Number
Ví dụ: Khi muốn lọc cho cột số lượng, cửa sổ Number Filters sẽ xuất hiện như hình sau:

Khi đó ta cũng thực hiện lọc tương tự như trong Text Filter. Chỉ có một số tính năng thay đổi cho phù hợp với việc lọc các dữ liệu kiểu số.

2.2 Trích dữ liệu/Advanced Filters

Để trích dữ liệu, việc đầu tiên là bạn phải có một bảng phụ và bảng phụ này phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, cho nên phải copy tiêu đề cột dữ liệu cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc trong bảng phụ.


Bước 1: Chọn vùng bảng tính
Bước 2: Data-Advanced

Khi cửa sổ Advanced Filter xuất hiện ta thấy các mục:
- Filter the list, in-place: Lọc và cho ra kết quả ở chính bảng lọc, các dữ liệu không thỏa mãn điều kiện sẽ mất đi
- Copy to another location: Lọc dữ liệu và copy kết quả tới một vùng khác
- List range: Địa chỉ của vùng chứa các dữ liệu bạn muốn lọc
- Criteria range: Địa chỉ của bảng phụ
- Copy to : Địa chỉ bạn muốn đặt kết quả sau khi lọc
- Unique Records only: Tich vào mục này để đảm bảo các nhóm xuất ra vị trí Copy To là duy nhất
Bạn chọn Copy to another location sau đó điền địa chỉ cho bảng phụ và vùng bạn muốn đặt kết quả lọc (bạn có thể chọn một ô bất kỳ) sau đó click nút ok


Và đây là kết quả:


Bài viết trên hướng dẫn cho các bạn cách Trích và Lọc các dữ liệu trong excel, hy vọng có thể giúp các bạn phần nào đó tìm kiếm và xử lý các dữ liệu trong bảng tính một cách nhanh gọn và chính xác hơn. Chúc các bạn thành công!