Làm việc tại nhà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của các công cụ trực tuyến

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Vào thời kì trước khi Internet xuất hiện ( hay còn được gọi là thời kì đen tối a.k.a ), mọi người thường phải đi đến văn phòng làm việc, ở lại nơi đó cho đến khi người chủ của họ ( được gọi là Big Boss ) cho phép họ rời khỏi và trở về nhà.

Nhưng với ngày nay, Internet là công cụ cho phép chúng ta theo dõi và trò chuyện với nhau mà không cần phải trực tiếp gặp mặt. Mỗi chúng ta có 3.000 bạn bè trên Facebook, và chúng ta không cần phải nói chuyện với bất cứ ai trừ khi mình thực sự muốn. Mọi người cũng đang bỏ thói quen đi làm tại những văn phòng đáng sợ như trước kia mà thay vào đó, họ lựa chọn để được làm việc tại nhà của chính họ. Đó là một thế giới mới thật tốt đẹp !

Nhưng để có được hiệu quả như là một nhân viên từ xa, và để có thể phối hợp ăn ý với các khách hàng của mình, những công cụ nào mà bạn cần ngoài một chiếc webcam, trí thông minh của bạn, sự nhanh nhẹn của bạn, và một kết nối DSL?

1. Gặp gỡ với các thành viên trong đội của bạn :

Làm việc tại nhà có rất nhiều lợi thế, một trong số đó là bạn không cần phải nói chuyện với bất cứ ai. Nhưng có thể bất cứ lúc nào, Big Boss của bạn hoặc một đồng nghiệp nào đó sẽ yêu cầu một cuộc trò chuyện. Và một cuộc họp webcam ảo là một lựa chọn thích hợp và bạn có thể chọn lựa từ một số ứng dụng.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Skype là một tiêu chuẩn vàng dành cho trò chuyện video. Nó là một cuộc cách mạng trong lĩnh vực trò chuyện trực tuyến kể từ khi nó được phát hành vào năm 2003 và nhanh chóng trở thành một dịch vụ đáng tin cậy. Và bạn có tin hay không? Kể từ khi Skype được thực hiện trên Microsoft, dịch vụ này đã làm tốt hơn rất nhiều.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cuộc trò chuyện nhóm có thể thay thế, bạn có thể chọn Google Hangouts. Nó không chỉ hỗ trợ chat nhóm, mà thậm chí còn có cả những hiệu ứng đặc biệt ngốc nghếch. Join.meAppear.in là hai lựa chọn dựa trên web tốt nhất.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


2. Giữ liên lạc :

Nếu nhóm của bạn hoặc các đối tác của bạn nằm rải rác trên khắp đất nước này hay thậm chí là ở nhiều quốc gia khác nhau, các cuộc họp hội nghị gặp mặt rõ ràng là vô cùng khó khăn. Vì vậy, làm thế nào để bạn có thể tạo ra một sự thân mật hay một bầu không khí trong phòng hội nghị trực tuyến, để khiến cho bạn cảm thấy rằng bạn và đồng nghiệp của bạn như đang ở trong cùng một vị trí, cùng một địa điểm và đã sẵn sàng để thảo luận về vấn đề kinh doanh?

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Đối với các cuộc trò chuyện hoàn toàn dựa trên văn bản, thì sẽ khó có đối thủ nào có thể vượt qua được Slack. Người dùng có thể đưa ra bình luận hoặc lựa chọn một câu trả lời được thiết lập trước đó. Nó tuyên bố rằng có hàng chục ngàn các team sử dụng nó, bao gồm cả phòng thí nghiệm Jet Propulsion của NASA, và trong số đó, có một nhiệm vụ được mọi người thảo luận chính là việc đưa robot Curiosity Rover lên sao Hỏa.

Đây là một ứng dụng miễn phí để đăng ký và sử dụng, mặc dù phiên bản miễn phí vẫn còn có một số hạn chế. Nhưng đó là quá đủ để sử dụng có hiệu quả, nếu bạn là một phần của một nhóm nghiên cứu từ xa, và bạn cần phải giữ liên lạc với nhau.

Nếu bạn không nhớ trả tiền cho một số tính năng bổ sung, kế hoạch thanh toán sẽ bắt đầu với giá 6,67 đô la một tháng ( nếu bạn trả cả năm, hoặc không thì sẽ là 8 đô la một tháng nếu thanh toán từng tháng ). Điều này mang đến cho bạn những dịch vụ như chuyển tiếp email vào Slack và sử dụng Google Apps cho tên miền để đăng nhập.

Một tùy chọn khác để giao tiếp nhóm là Campfire - cũng có nhiều người sử dụng dịch vụ này. Nhưng nó không có phiên bản miễn phí - kế hoạch trả phí sẽ bắt đầu từ mức giá 12 đô la một tháng.

3. Lên lịch trình cho email của bạn :

Một phần quan trọng trong việc giữ khách hàng của bạn hạnh phúc đó là khi bạn nhận được email của họ và trả lời chúng một cách nhanh chóng. Nhưng với vô số các email mà bạn nhận được, sẽ rất khó để có thể theo dõi tất cả. Và nhiều người sẽ đồng ý rằng chiếc chìa khóa để gửi email chính là Inbox Zero.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Vậy làm thế nào để bạn có thể sử dụng Inbox Zero? Ứng dụng này cho phép người dùng có thể đọc lại những email đã bị quên được gửi từ tài khoản của mình bằng tính năng nhắc nhở mặc định đã đươc thiết lập. Và nó cũng đặt những hộp thư không quan trọng sang một khu vực khác để bạn có thể đọc sau.

Boomerang là một ứng dụng cho phép bạn hẹn giờ hiển thị thông báo nhắc nhở về một thư đã nhận nào đó tuỳ theo mục đích công việc. Hiện Boomerang chỉ hỗ trợ quản lý hộp thư Gmail và những hộp thư sử dụng dịch vụ Google Apps có tên miền riêng. Boomerang hiện có một kế hoạch miễn phí có hạn và một kế hoạch chi trả không giới hạn, nhưng nếu bạn muốn có một giải pháp miễn phí để quản lý email và quan hệ khách hàng thì Streak là một công cụ khác mà tôi khuyên bạn nên dùng.

Một khi bạn đã chọn một ngày bất kì cho một email nào đó, Boomerang hoặc Streak sẽ loại bỏ nó khỏi hộp thư đến, đặt nó vào một thư mục đặc biệt báo lại, và đưa nó trở lại hộp thư đến vào ngày mà bạn yêu cầu. Nó giống như một trợ lý ảo.

Một cách khác để nhìn vào lịch trình email chính là tâm lí đáp ứng nhu cầu của các đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn. Thời gian để một email được gửi đi tốt nhất là vào ngày thứ hai, nhưng thời gian người khác nhận được email tốt nhất lại là vào buổi chiều. Với một chút chiến lược, bạn có thể làm cho nó sẽ ở vị trí đầu của hộp thư đến vào đúng thời điểm.

4. Tài liệu cộng tác trên Documents :

Nếu bạn đang ở trong một văn phòng và làm việc với một tài liệu, thật dễ dàng để có được thông tin phản hồi từ ông chủ của bạn hoặc một đồng nghiệp. Họ chỉ đơn giản là có thể nhìn qua vai của bạn và đọc tác phẩm của bạn. Nhưng làm thế nào để làm điều đó trực tuyến?

Việc viết đi viết lại liên tục với một khách hàng khó tính có nghĩa là sẽ có nhiều bản sao của cùng một tài liệu được bay khắp nơi. Google Docs sẽ loại bỏ khả năng này xảy ra. Tất cả các bản thảo và chỉnh sửa được thực hiện trên cùng một tài liệu, với những người không giới hạn đăng nhập tới đầu vào của họ. Bình luận có thể được thực hiện và trả lời, và tất cả mọi thứ được lưu vào Google Drive. Rất đơn giản, Google Docs có thể làm cho công việc của bạn trở nên dễ dàng một trăm lần.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Một lựa chọn khác là Office Online, từ Microsoft. Tất cả các tài liệu đều được đồng bộ hóa với OneDrive.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


5. Thực hiện trả tiền mà không cần kiểm tra Bouncing :

Một khi bạn đã hoàn thành kiệt tác của bạn, đó là thời gian để bạn được trả tiền. Và mặc dù có nhiều những thứ ngăn cản bạn đi tới sự thỏa mãn đó, nhưng ông hoàng của việc chuyển khoản thanh toán trực tuyến vẫn là PayPal.

Với phần mềm PayPal, bạn có thể dễ dàng mua sắm thông qua các hình thức thanh toán thông minh, đơn giản. PayPal là cách an toàn nhất trên thế giới để có thể thanh toán tại các nhà hàng, cửa hàng mua sắm… yêu thích của bạn mà không cần mang tiền mặt hay những loại thể tín dụng khác. PayPal chấp nhận thanh toán riêng tại các cửa hàng địa phương, quán cafe, nhà hàng… Sử dụng các thanh toán ngay trên điện thoại của bạn. Thậm chí tốt hơn, bạn có thể sử dụng PayPal để có thể đặt hàng trước.

Nếu bạn đang làm việc chủ yếu hoặc chỉ với các khách hàng quốc tế, tài khoản doanh nghiệp tại PayPal là bắt buộc. Nó thể hiện tính chuyên nghiệp và bạn nhận được tiền của mình nhanh hơn. Bạn có thể tùy chỉnh hoá đơn của bạn, xem lịch sử giao dịch của bạn bằng cách sử dụng các bộ lọc, và thiết lập các trang thanh toán cá nhân.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Một tùy chọn thanh toán trực tuyến khác là Stripe, nó cho phép bạn để có thanh toán bằng thẻ tín dụng, bằng cách lấy số thẻ và thanh toán của khách hàng trực tiếp vào thẻ của họ.

6. Lịch trình cập nhật trạng thái khi sử dụng truyền thông xã hội :

Nếu bạn là người làm việc tại nhà, rất có thể bạn đang sử dụng những phương tiện truyền thông xã hội để tiếp thị bản thân và để tìm kiếm khách hàng mới. Bạn có thể nói những gì bạn muốn trên Facebook và Twitter ( đương nhiên là những điều được cho phép ), nhưng khi nói đến tiếp thị và xúc tiến, chúng rất khó có thể đánh bại.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Tuy nhiên, cách nhanh nhất để “làm phiền” những người theo dõi phương tiện truyền thông xã hội của bạn là hãy viết ra thật nhiều bản cập nhật cùng một lúc. Điều này sẽ dẫn đến việc không phải tất cả trong số họ đều đang được đọc, và bạn cũng có thể sẽ bị một vài người unfollow.

Giải pháp ở đây chính là Buffer, nơi để bạn đưa ra các bản cập nhật trạng thái của mình, và post chúng lên theo một lịch trình định trước. Vì vậy, ví dụ, bạn có thể cập nhật một trạng thái lên trang mạng xã hội của bạn vào ban đêm trong khi bạn đang ngủ trên giường. Ở đây sẽ có một kế hoạch phiên bản miễn phí và một kế hoạch phiên bản trả giá rất cao. Tuy nhiên thì các kế hoạch miễn phí phù hợp với hầu hết mọi người.

7. Store & Sync Data với dịch vụ đám mây :

Cuối cùng, chúng ta không thể bỏ qua trong những dịch vụ rõ ràng nhất giúp ích cho bạn – dịch vụ đám mây. Đối với những người có nhiều tiện ích, việc chạy từ một vị trí này đến vị trí kia ( phòng ngủ đến ghế phòng khách chẳng hạn ), thì việc đồng bộ tất cả các tập tin của bạn trên thiết bị là phải tuyệt đối.

Làm việc tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao với sự giúp đỡ của công cụ trực tuyến


Khi nhắc đến lưu trữ đám mây thì tất nhiên phải kể đến Dropbox, nhưng chúng lại bị một căn bệnh khủng khiếp được gọi là “quá đắt”. Nếu chúng được giảm giá xuống thì chắc chắn tôi sẽ là một fan hâm mộ trung thành. Vì lý do đó, tôi quay sang sử dụng Google Drive, cung cấp các công cụ quản lý tập tin rất tốt. Và bây giờ tôi vô cùng hài lòng.

Internet đã tạo ra những điều dễ dàng hơn rất nhiều cho tất cả chúng ta khi trở thành doanh nhân. Chúng ta không còn bị ràng buộc với Big Boss từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều. Bây giờ chúng ta có thể nằm trên giường, xem Judge Judy trong khi vừa ăn bánh pizza đêm qua, và bắt đầu làm việc vào giờ ăn trưa.
Nguồn: makeuseof.com